ความเข้าใจผิดในการวางแผนคืออะไรและคุณจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร?

ใช้ข้อมูลให้เป็นประโยชน์

“ การติดตามแผนประวัติศาสตร์และความเป็นจริงเป็นขั้นตอนแรกพื้นฐานในการเอาชนะความผิดพลาดของการวางแผน คุณควรติดตามผลการดำเนินงานของคุณเพราะถ้าคุณเริ่มต้นด้วยสิ่งนั้น - นับประสาอะไรกับอะไรที่ซับซ้อนกว่านั้น - คุณจะปรับปรุงได้” ศาสตราจารย์ Grushka-Cockayne จาก Darden School of Business มหาวิทยาลัยเวอร์จิเนียกล่าว

สมมติว่าคุณกำลังวางแผนโครงการที่คล้ายกับสิ่งที่คุณเคยทำในอดีตเช่นเวลาที่ใช้ในการส่งมอบผลลัพธ์ที่คล้ายคลึงกันก่อนหน้านี้ คุณสามารถสอบถามทีมของคุณหรือปรึกษาข้อมูลเฉพาะอุตสาหกรรมได้ อีกวิธีหนึ่งในการคาดการณ์ที่ดีขึ้นคือการใช้“ มุมมองภายนอก” ซึ่งก็คือ“ การสร้างมุมมองทางสถิติของโครงการของคุณโดยพิจารณาจากระดับอ้างอิงของโครงการที่คล้ายคลึงกัน”

ยิ่งไปกว่านั้นคุณสามารถได้รับความช่วยเหลือจากการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์หรือการเรียนรู้ของเครื่อง ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังผลิตผลิตภัณฑ์การบำรุงรักษาเชิงคาดการณ์จะเตือนคุณถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ด้วยข้อมูลนี้คุณสามารถแทรกแซงก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้น ดังนั้นสายการผลิตของคุณจะไม่ช้าลง

สำหรับการเรียนรู้ของเครื่องคุณสามารถใช้เครื่องมือเช่นปฏิทิน ติดตามว่าคุณใช้จ่ายทีมอย่างไรเพื่อให้คุณสามารถกำหนดเวลางานโครงการและการประชุมได้แม่นยำยิ่งขึ้น จากนั้นให้คำแนะนำที่ชาญฉลาดเกี่ยวกับวิธีเพิ่มประสิทธิภาพเวลาอันมีค่าของคุณ สล็อต

กำหนดเส้นตายที่เป็นจริง

“ โดยปกติแล้วดูเหมือนว่าแม้ว่าผู้คนจะไม่สามารถตอบสนองการคาดการณ์ของพวกเขาได้ แต่พวกเขามักจะตรงตามกำหนดเวลาที่สำคัญ” Roger Buehler, Dale Griffin และ Michael Ross เขียนไว้ในกระดาษปี 1994 เกี่ยวกับความผิดพลาดของการวางแผน “ ในฐานะครูเราสังเกตเห็นว่านักเรียนส่วนใหญ่ส่งงานตรงเวลา แต่มีเพียงไม่กี่คนที่ส่งงานก่อนเวลา”

ในระหว่างการสำรวจนักเรียนระบุว่าพวกเขาจะ“ เสร็จสิ้นประมาณสามในสี่ของโครงการของพวกเขา (M = 73 เปอร์เซ็นต์) ในวันเดียวกับที่กำหนด” เป็นที่น่าสงสัยว่า“ กำหนดเวลาอาจส่งผลกระทบต่อพฤติกรรมมากกว่าการคาดการณ์ในบางครั้ง” อย่างไรก็ตาม“ ผู้คนตระหนักดีว่าพวกเขาทำงานก่อนหน้านี้ให้เสร็จก่อนกำหนดเพียงไม่นาน พวกเขายังคงมองโลกในแง่ดีว่าพวกเขาจะทำงานที่มอบหมายปัจจุบันให้เสร็จโดยมีเวลาเหลือเฟือ”

แม้ว่ากุญแจสำคัญไม่ใช่แค่กำหนดเส้นตายที่คุณต้องการเท่านั้น ทุกอย่างเกี่ยวกับการกำหนดไทม์ไลน์ที่เป็นจริงซึ่งจะสร้างแรงบันดาลใจให้คุณทำตามและทำตามไทม์ไลน์ที่ จำกัด ได้อย่างตรงเวลา เส้นตายเหล่านี้เป็นการต่อสู้ในอดีตหรือไม่? ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำที่จะช่วยนำทางคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง

ทำให้พวกเขาเร่งด่วนโดยกำหนดเส้นตายให้ใกล้เคียงกับปัจจุบันมากที่สุด

พิจารณาว่าคุณเป็นผู้จัดลำดับความสำคัญผู้วางแผนตัวจัดเรียงหรือตัวสร้างภาพเพื่อให้คุณสามารถวางแผนได้ตามนั้น ตัวอย่างเช่น“ ผู้จัดลำดับความสำคัญและนักวางแผนชอบทำงานโดยพิจารณาจากเวลาที่แต่ละส่วนของงานต้องใช้” Kayla Matthews อธิบาย Arrangers“ มุ่งเน้นไปที่ความรู้สึกของพวกเขาและนักสร้างภาพได้รับแรงจูงใจจากการพิจารณาภาพรวม”

กำหนดเส้นตายให้ดำเนินการได้โดยการแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นกลุ่ม 10 นาที

รับผิดชอบตัวเองหากคุณพลาดกำหนดเวลาเช่นให้รางวัลตัวเองที่ทำตามกำหนดเวลา ในทางกลับกันถ้าคุณไม่มีให้ใครโทรหาคุณ